Legalizacja pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce to temat coraz częściej poruszany przez przedsiębiorców, studentów oraz agencje pracy. 1 czerwca weszły w życie istotne zmiany w przepisach, które znacząco wpłynęły na sposób uzyskiwania zezwoleń na pobyt i pracę. Będą one miały realny wpływ na legalizację pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce.
Warto podkreślić, że legalizacja pracy i pobytu cudzoziemców ma kluczowe znaczenie dla rozwoju gospodarki.
Nowelizacja przepisów: kluczowe zmiany a legalizacja pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce
Zmiany dotyczące edukacji i legalizacji pobytu
Zgodnie z ustawą z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczpospolitej Polskiej, ukończenie szkoły policealnej nie będzie już uznawane za potwierdzenie znajomości języka polskiego na poziomie B1 w postępowaniach o:
- uzyskanie obywatelstwa polskiego,
- zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE.
Wyjątek: w sprawach wszczętych przed 30 czerwca 2025 r. dyplomy te są jeszcze honorowane.
Zaostrzenie zasad dla studentów a legalizacja pobytu cudzoziemców w Polsce
Bez legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców wiele osób może napotkać trudności w codziennym życiu w Polsce.
Od 1 czerwca 2025 r. legalizacja pobytu cudzoziemców w Polsce w celu studiowania zostanie istotnie ograniczona. Wiza typu 09 „student” może zostać wydana tylko osobom studiującym na uczelniach spełniających wymagania z art. 144 ustawy o cudzoziemcach, tj.:
- działających co najmniej 5 lat,
- spełniających wymagania ustawy o szkolnictwie wyższym,
- które nie prowadzą działalności ukierunkowanej głównie na przyjmowanie cudzoziemców.
Zmiany te dotyczą głównie kwestii studiów, uczelni a także NAWA (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej).
Nowe zasady powierzania pracy cudzoziemcom
Przemiany w legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce są nieuniknione i wymagają ciągłej uwagi ze strony rządu.
Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej wprowadziła precyzyjne definicje i sankcje dotyczące nielegalnego zatrudnienia.
Legalizacja pobytu cudzoziemców a legalna praca w Polsce
Nielegalne powierzenie pracy to między innymi:
- zatrudnienie cudzoziemców bez ważnego tytułu pobytowego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
- brak odpowiedniego zezwolenia lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,
- zatrudnienie niezgodne z warunkami określonymi w dokumencie legalizującym pobyt czasowy, o którym mowa w art. 114, art. 126, art. 127, art. 137a, art. 139a ust. 1, art. 139o ust. 1 lub art. 142 ust. 3, z zastrzeżeniem art. 119 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, chyba że przepisy prawa dopuszczają ich zmianę lub cudzoziemiec jest uprawniony do wykonywania pracy na innej podstawie,
- brak pisemnej umowy o pracę pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 2 ( Zarząd Spółki/Prokurent etc.).
Nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemców obejmuje sytuacje, gdy cudzoziemcy:
- przebywają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nielegalnie;
- nie posiadają wymaganej podstawy pobytu do wykonywania pracy;
- nie posiadają odpowiedniego zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, jeżeli są wymagane.
Nowe obowiązki pracodawców a legalizacja pobytu cudzoziemców w Polsce to:
- wnioski o legalizację pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce muszą być składane wyłącznie drogą elektroniczną;
- kopia umowy o pracę musi zostać przesłana za pomocą systemu teleinformatycznego w ciągu 7 dni od powierzenia pracy cudzoziemcowi;
- pracodawca posiada obowiązek powiadomienia organu, który wydał zezwolenie na pracę, o rozpoczęciu, o niepodjęciu, o przerwaniu, jak również o zakończeniu pracy przez cudzoziemców.
Kluczowe zmiany dotyczące legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce
| Obszar | Przed 1 czerwca 2025 r. | Po 1 czerwca 2025 r. |
| Wiza „Student” | Dostępna dla większości uczelni | Tylko dla uczelni spełniających wymogi ustawy |
| Znajomość języka (B1) | Możliwość potwierdzenia szkołą policealną | Ukończenie szkoły policealnej nieuznawane |
| Zezwolenie na pracę | Formularze papierowe i w wersji elektronicznej | Tylko w formie elektronicznej |
| Umowa z cudzoziemcem | Brak obowiązku przesyłania umowy | Obowiązek przesłania umowy w ciągu 7 dni od powierzenia pracy |
| Powiadamianie urzędów | Rzadko egzekwowane | Obowiązkowe i terminowe |
Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów a legalizacja pobytu cudzoziemców w Polsce, jak stanowi art. 84 ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej
Kary dla pracodawców
- od 3.000 zł do 50.000 zł za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi;
- od minimum 6.000 zł do 50.000 zł za wykorzystanie cudzoziemców do pracy poprzez wprowadzenie ich w błąd oraz wykorzystanie zależności służbowej lub niezdolności do należytego zrozumienia podejmowanych działań;
- nie mniej niż 500 zł za brak odpowiednich powiadomień, o których mowa w art. 19 ww. ustawy.
Kary dla cudzoziemców
- co najmniej 1 000 zł za nielegalne wykonywanie pracy.
Zniesienie tzw. testu rynku pracy (informacji starosty)
W ramach ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia zniesiono obowiązek uzyskiwania informacji starosty przed złożeniem wniosku o zezwolenie na pracę. Starosta, zamiast tego może ogłaszać listy zawodów, które w danym powiecie w danym okresie nie będą wydawane, w przypadku znacznego pogorszenia sytuacji na lokalnym rynku pracy.
W kontekście legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców, warto zwrócić uwagę na zmiany planowane w przyszłości.
W listopadzie pojawią się nowe przepisy dotyczące legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców.
Najważniejsze obowiązki pracodawców w 2025 roku a legalizacja pobytu cudzoziemców w Polsce
Lista kontrolna:
- Upewnij się, że cudzoziemiec posiada legalny pobyt uprawniający do pracy.
- Złóż wniosek o zezwolenie na pracę przez system teleinformatyczny.
- Prześlij kopię umowy o pracę zawartą z cudzoziemcem w ciągu 7 dni od powierzenia pracy cudzoziemcowi przez system teleinformatyczny.
- Zgłoś podjęcie lub niepodjęcie pracy przez cudzoziemca w terminie.
- Przechowuj dokumentację zatrudnienia cudzoziemców.
Agencje zatrudnienia a legalizacja pobytu cudzoziemców w Polsce – rola, obowiązki i zasady działania
Agencje zatrudnienia to wyspecjalizowane podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia, które świadczą usługi pośrednictwa pracy, doradztwa zawodowego, poradnictwa zawodowego oraz pracy tymczasowej. Ich działalność jest ściśle regulowana przepisami prawa i podlega nadzorowi odpowiednich instytucji, takich jak Marszałek Województwa czy Państwowa Inspekcja Pracy.
Działalność regulowana
Zakres działalności, która wymaga uzyskania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, obejmuje m.in.:
- Pośrednictwo pracy, w tym:
- kierowanie osób do pracy za granicą,
- kierowanie cudzoziemców do pracy w Polsce,
- zbieranie, gromadzenie i udostępnianie informacji o wolnych miejscach pracy,
- Pracę tymczasową, czyli zatrudnianie pracowników przez agencję i kierowanie ich do wykonywania pracy u pracodawców użytkowników.
Szczególne wymagania dotyczące cudzoziemców
Agencja zatrudnienia może rozpocząć świadczenie usług na rzecz cudzoziemców wymagających zezwolenia na pracę dopiero po upływie 2 lat od wpisu do rejestru. Wymaga to uprzedniej zmiany wpisu w rejestrze.
Warunki działania dla zagranicznych przedsiębiorców
Podmioty zagraniczne również mogą prowadzić działalność jako agencje zatrudnienia w Polsce, pod warunkiem spełnienia określonych przepisami wymogów. Muszą m.in. wykazać, że:
- prowadzą legalną działalność w swoim kraju,
- posiadają odpowiednie uprawnienia,
- wskazują przedstawiciela przebywającego na terytorium RP,
- przestrzegają polskich przepisów w zakresie zatrudnienia.
Obowiązki organizacyjne i dokumentacyjne
Agencja zatrudnienia ma obowiązek posiadania biura na terenie Polski, które zapewnia bezpośredni kontakt z klientami i kandydatami do pracy. W tym lokalu powinna być również przechowywana pełna dokumentacja związana z prowadzoną działalnością, w tym dokumentacja zatrudnionych pracowników tymczasowych oraz osób kierowanych do pracy.
Zasady kierowania cudzoziemców do pracy
Agencje zatrudnienia mogą kierować cudzoziemców wyłącznie do podmiotów działających w Polsce. Podstawą do takiego działania jest pisemna umowa zawarta między agencją a cudzoziemcem, która musi zawierać m.in.:
- dane pracodawcy i jego siedzibę,
- czas trwania pracy,
- rodzaj zawartej umowy i warunki zatrudnienia,
- informacje o wynagrodzeniu, świadczeniach socjalnych oraz ubezpieczeniach społecznych,
- zakres praw i obowiązków stron,
- zasady odpowiedzialności cywilnej w przypadku niewywiązania się z umowy.
Umowa musi zostać przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemców. Agencja ma również obowiązek pisemnego poinformowania cudzoziemców o warunkach wjazdu, pobytu i zatrudnienia w Polsce, a także poinformowania pracodawcy o jego obowiązkach prawnych wobec zatrudnionych cudzoziemców.
Rejestry i ewidencja a legalizacja pobytu cudzoziemców w Polsce
Agencja zatrudnienia ma obowiązek prowadzenia szczegółowych wykazów w formie pisemnej, obejmujących:
- dane cudzoziemców skierowanych do pracy (w tym dane osobowe, nazwę i siedzibę pracodawcy, okres zatrudnienia),
- listę podmiotów, do których skierowano pracowników.
Spełnienie tych wymogów nie tylko stanowi gwarancję legalności działania agencji, ale także jest warunkiem odpowiedzialnego i etycznego prowadzenia usług zatrudnienia w Polsce – zarówno wobec pracodawców, jak i osób poszukujących pracy.
Legalizacja pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce – dlaczego warto skorzystać z usług profesjonalnego pełnomocnika?
Skorzystanie z usług profesjonalnego pełnomocnika pozwala uniknąć błędów i ryzyka prawnego, między innymi w kwestii legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce. W Moje Biuro oferujemy realne wsparcie:
- kompleksową obsługę w zakresie legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce;
- przygotowanie dokumentacji związanej z legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce;
- wsparcie w kontaktach z urzędami;
- doradztwo podatkowe i kadrowe dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców.
Wszystkie zmiany w legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców powinny być dokładnie analizowane przez zainteresowane strony.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Czy nadal mogę używać dyplomu ukończenia szkoły policealnej do potwierdzenia znajomości języka polskiego na poziomie B1?
Nie, jeżeli Twoje postępowanie o legalizację pobytu zostało wszczęte po 30 czerwca 2025 roku.
Jakie uczelnie mogą przyjmować studentów zagranicznych w 2025 roku?
Takie, które istnieją min. 5 lat, spełniają wymogi prawa oświatowego i nie koncentrują się wyłącznie na cudzoziemcach.
Czy muszę mieć umowę z cudzoziemcem zawartą w formie pisemnej?
Tak, jest to obligatoryjne. Brak pisemnej umowy o pracę lub umowy zlecenie z cudzoziemcem grozi karą grzywny.
Jakie są kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców?
Od 3.000 zł do 50.000 zł za każdego pracownika.
Czy mogę złożyć wniosek o zezwolenie na pracę w formie papierowej?
Nie – od 1 czerwca 2025 roku wnioski o zezwolenia na pracę są składane wyłącznie drogą elektroniczną.
Co jeśli portal praca.gov.pl – system teleinformatyczny do zezwoleń na pracę, nie działa?
Czas na odwołanie się liczony jest od przywrócenia systemu praca.gov.pl do działania.
Czy cudzoziemiec może pracować, jeżeli posiada wizę turystyczną?
Nie, wiza turystyczna nie uprawnia do podjęcia pracy w Polsce.
Czy mogę zgłosić zatrudnienie cudzoziemców telefonicznie?
Nie, przesłanie odpowiedniego powiadomienia odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną, przez system teleinformatyczny.
Kiedy muszę powiadomić Urząd, że cudzoziemiec podjął pracę?
W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca.
Czy Moje Biuro może pomóc w kwestiach związanych z legalizacją pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce?
Tak – nasze biuro oferuje wsparcie profesjonalnych pełnomocników i prawników imigracyjnych.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce?
Skorzystanie z usług profesjonalnych pełnomocników może ułatwić legalizację pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce.
Skontaktuj się z naszym biurem – specjalizujemy się w legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców, zapewniając kompleksową pomoc.
